1. Préparer le suivi après une visite
Prenons un exemple illustratif : une entreprise de négoce reçoit des notes prises après une visite. Le besoin est de conserver les informations importantes, de préparer le compte rendu et d’identifier les prochaines actions. La tâche reste précise, même si chaque client a une situation différente.
Un assistant IA peut être testé pour structurer les notes dans un format commun : contexte, besoin exprimé, documents attendus, prochaine étape. Si une date ou un montant manque, le résultat doit le signaler. Il ne doit pas compléter le dossier avec une information supposée.
- Entrée : notes de visite et modèle de compte rendu.
- Sortie à tester : brouillon de synthèse et liste d’actions.
- Validation : le commercial confirme les faits avant leur ajout dans son outil de suivi.
Une relance proposée n’est pas une relance envoyée. Le déclenchement d’un message et la validation de son contenu doivent être définis séparément.
2. Organiser les demandes entrantes
Une entreprise de services ou du bâtiment peut recevoir des demandes peu structurées : un message court, une pièce jointe, puis une précision dans un second échange. Avant d’automatiser, regardez ce qui est réellement répétitif. Est-ce le classement, la recherche d’informations, la saisie ou la rédaction d’une réponse ?
Un premier essai peut consister à extraire les éléments présents dans le message et à préparer une fiche à relire : objet de la demande, localisation indiquée, délai souhaité et informations manquantes. Il faut tester des messages incomplets, des pièces difficiles à lire et des demandes hors périmètre.
La règle de décision doit rester visible. Si la demande manque de précision, le système prépare une question ou signale le dossier à une personne. Il ne promet pas une intervention, un délai ou un prix à sa place.
Exemple de sortie attendue : « Type de demande : entretien. Localisation : non précisée. Échéance : à confirmer. Prochaine action : demander l’adresse d’intervention. »
3. Transformer les notes de réunion en actions
Commencez avec des notes écrites que les participants peuvent vérifier. Il n’est pas nécessaire de mettre en place un enregistrement pour tester la préparation d’un compte rendu. L’objectif est de distinguer les sujets évoqués, les décisions prises et les points encore ouverts.
Demandez une liste d’actions avec un responsable et une échéance seulement lorsqu’ils figurent dans les notes. Une formulation incertaine doit rester incertaine. « Il faudrait rappeler le fournisseur » ne devient pas automatiquement « Paul rappelle vendredi ».
- Comparer chaque décision au contenu des notes.
- Confirmer les responsables et les dates avec l’équipe.
- Diffuser uniquement la version relue.
- Conserver les points non tranchés dans une rubrique distincte.
4. Choisir le sujet qui mérite un essai
Comparez les trois tâches sur leur fréquence, le temps nécessaire, la disponibilité des informations et le risque d’erreur. Un cas fréquent, facile à vérifier et réversible est souvent un meilleur point de départ qu’un processus central touchant plusieurs équipes.
Vérifiez les données avant de les utiliser : qui peut y accéder, quel outil les recevra et quelles informations peuvent être retirées de l’exemple ? Pour le premier essai, préférez des données fictives ou anonymisées qui reproduisent les difficultés utiles. L’accès aux données réelles se cadre ensuite.
Mesurez le temps total, relecture comprise, et notez les corrections. Ce sont ces observations qui permettent de décider de continuer, d’ajuster ou d’arrêter. Aucun de ces exemples ne constitue une promesse de gain.
5. Préparer un échange dans le Médoc
Basé à Arsac, j’accompagne les dirigeants de TPE et PME sur leurs usages de l’IA et leurs besoins d’automatisation. Une rencontre sur site permet, lorsque c’est pertinent, d’observer la tâche et de parler avec la personne qui l’effectue. Le travail peut aussi se poursuivre à distance.
Pour préparer notre échange, apportez un exemple anonymisé, décrivez le résultat souhaité et indiquez les outils déjà utilisés. Précisez qui pourra participer aux essais. Nous pourrons alors examiner le périmètre, les limites et les étapes de travail.
Choisissez une seule des trois tâches. Décrivez-la en cinq lignes : déclencheur, informations reçues, travail effectué, résultat attendu, personne qui valide.
Pour préciser la suite, consultez aussi le guide sur le cadrage d’un premier projet IA en PME.
Guide pratique proposé par Arthur Bourgy. Les situations décrites sont des exemples illustratifs à adapter à votre activité ; elles ne présentent pas des résultats clients.